Gestión Avanzada de Cobranza

La gestión avanzada de cobranza nos permite realizar el ciclo y control total del proceso de cobro y vencimientos.

Facturación Automática

Como primer punto de la gestión de cobranza, tocaremos un tema asociado que es la facturación de servicios mensuales, es decir cuando automatizamos la factura mensual de nuestros clientes (cada mes se factura el mismo servicio).

Para esto primero cargamos en la ficha del cliente, en el tabs “Facturación automática” que producto se le factura a ese cliente cada mes.

Para ejecutar esta facturación automática, seleccionamos en el menú de ventas la opción esto genera documentos pendientes (temporales) que podrán ser confirmados, ajustados si así fuera necesario, finalmente se emiten en forma masiva (se pueden emitir sin cambiar nada en un simple paso).

Para visualizar estos documentos, procedemos al explorador de documentos pendientes y colocamos la fecha del primer día del mes a facturar.

Ahora desde el explorador de clientes, realizaremos tareas de seguimiento y acciones de disuasión para el cobro de facturas adeudas, para esto seleccionaremos los filtros correspondientes a deudas anteriores a x días (30,60 pero pueden ajustarse a las necesidades) además visualizaremos aquellos que aún no hemos realizado acción.

Avisos por mail

Con la selección de filtros deseada, procedemos a realizar las acciones pertinentes y el registro de las mismas, para esto seleccionamos el cliente y abrimos el menú contextual, aquí por un lado enviamos un mail al cliente, los mails se generan a través de plantillas ya preestablecidas, es decir si poseemos una planilla para aviso de deuda, esta carga un mail con los datos del cliente y el mensaje preestablecido.

Luego de enviado el mensaje al cliente, podemos además llamarlo y dejar el registro de este llamado accediendo al mismo menú contextual y seleccionado la opción de “Ingresar Registro”.

En el registro que ya queda asociado al cliente, cargamos que tipo de registro fue (evento) el responsable y un detalle de lo realizado en observaciones.

Luego de ingresado el registro, como tenemos el filtro de “Sin llamar” al actualizarse el explorador el cliente en cuestión no se mostrará.

Informe de Control de Actividad con Deudores

Para realizar el control de las acciones realizadas a los clientes procedemos a los informes creados para tal fin (se pueden ajustar a las necesidades de cada caso).

Como ejemplo veremos el registro de clientes, clientes sin acción y control de acciones.

El control de acciones nos muestra en orden de vencimiento los clientes y las acciones realizadas.

Clientes sin acción, nos muestra la misma información, pero solo de aquellos clientes que aún no hemos accionado.

Cobranza

Luego de que el cliente paga, dicha transacción puede realizarse directamente en el sistema a través de un recibo, en dicho recibo seleccionamos que facturas pago, o ingresamos el total y el sistema cancela desde el más antiguo; podremos además especificar el medio de pago, tarjeta, cheque, giros y posteriormente continuar con el ciclo de dicho medio de pago (cambios de estado, etc.).

Informes de Control

Hemos revisado acciones globales de clientes, por ejemplo, buscando los que poseen deudas antiguas y realizando envíos masivos de mails. Para analizar un cliente en detalle el sistema nos proporciona informes específicos sobre estados de cuenta, resumen, etc. Estos informes también pueden automatizarse para que se envíen por mail (PDF), por ejemplo, si quisiéramos que a fin de mes se envié el estado de cuenta a un cliente o varios.

Los informes además pueden exportarse, o enviarse por mail en el momento.

Los que poseen link permiten entre otras cosas acceder directamente al documento.

Otros informes de clientes y deudas