Ingreso de Compras

Las compras funcionan de similar forma que las ventas, pero referidas a nuestros proveedores, y las afectaciones del sistema, es decir las compras sumaran en nuestro stock al contario de las ventas que restan, así como si las compras son a crédito seremos nosotros quienes tengamos deuda con el proveedor. Los pagos a proveedores se registrarán de similar manera que un pago que nos hace un cliente.

El proceso de compras puede poseer los pasos que cada empresa considere necesario, podemos directamente pasar la compra al sistema y esta realizará las afectaciones deseadas, como podremos determinar más de un paso como ser órdenes de compra, pedidos a proveedores previo a la factura del mismo.

Podemos además realizar la importación de la factura de compra desde los intercambios sin necesidad de digitarla.

Ingreso Directo de Compra

Si deseamos ingresar directamente una compra, nos dirigimos al menú correspondiente.

Aquí se despliega la pantalla de compra donde cargaremos el proveedor y luego los artículos que compramos.

Si en cambio definimos más pasos, por ejemplo 3 pasos, donde primero nos pasa desde producción la orden de compra, luego el encargado de compras revisa y confirma la misma generando el pedido a proveedor, y finalmente recibimos la mercadería y generamos la factura proveedor con lo que realmente nos entregaron, este mecanismo nos permite tener un histórico del proceso y ver la diferencia entre lo solicitado en primer instancio y lo recibido.

Esto además puede partir de un informe de pedido sugerido el cual se genera en base a ciertos parámetros establecidos.

Mostramos a continuación el proceso.

Proceso Genérico de una Compra

Comenzamos con la realización del pedido, la confirmación de la orden y el ingreso final de la mercadería, comparamos además el resultado final y nombramos importaciones:

• Compra sugerida al proveedor
• Realizar orden de compra
• Afectación contable
• Generar desde la orden el pedido
• Generar desde el pedido la compra final
• Informe que compara el pedido contra la compra

Compra Sugerida al Proveedor

Este ejemplo de proceso de compras, comienza con la sugerencia de pedido al proveedor, para esto usaremos un informe que indica en base a las ventas realizadas en el último periodo establecido y que sea capaz de cumplir con las entregas de los días indicados en el propio informe.

                                                                   

Tomamos como ejemplo el producto remarcado, en este caso para cumplir con la entrega de los próximos 9 días, y siendo que no hay stock disponible, el pedido sugerido deberá ser de 18 unidades.

Orden de Compra

Sabiendo la mercadería a pedir, realizamos la orden de compra, este documento interno es el primer paso del proceso, desde el cual se generará el pedido final a realizar, donde haremos (si así lo deseamos) los ajustes manuales pertinentes.

Realizada la orden, el encargado de realizar el pedido, generara el mismo desde el explorador de compras.

Generar el Pedido desde la Orden de Compra

Para generar el pedido, seleccionamos la orden correspondiente y presionamos f4 o botón derecho y seleccionamos “generar nuevo documento”, en esta pantalla solo damos generar y se abrirá el documento de pedido, con los datos ya precargados, quedando además asociados los documentos entre sí.

Este documento se genera con las mismas cantidades que la orden, el usuario puede ajustar las cantidades, agregar nuevos productos o quitar, luego lo guarda presionando emitir o presionando F10.

Generar la Compra Final desde el Pedido

Luego de realizado el pedido, el último paso es la generación de la factura del proveedor, esta es el documento que el proveedor nos envía con la entrega final de la mercadería, este documento podrá importarse si fue enviado por mail o algún otro método, o ingresase a mano, es importante que en ambos casos quede relacionado al pedido de forma de hacer el ciclo completo, para hacerlo manualmente, seleccionado en el explorador “pedidos sin procesar” y luego de seleccionado el pedido de ese proveedor, generamos la factura a partir del mismo. Este pedido será ajustado para reflejar lo que entrego finalmente el proveedor (sino fuese exacto lo que se pidió).

Afectación Contable

Dentro de la factura del proveedor podemos visualizar el asiento contable que esta generara al guardarse, simplemente seleccionando la planilla “Asientos Contables” Las cuentas contables serán configuradas en el plan de cuentas de cada empresa y se definirán las afectaciones.

Informe que compara el pedido contra la compra

Para ver el ciclo completo y los cambios durante el proceso, desde el menú obtenemos el informe de “Ordenes facturadas”.

Aquí visualizamos cual fue la orden inicial, que pedido se realiza finalmente y que mercadería envía el proveedor.

Finalizado el ciclo, podremos obtener información del mismo con el paso del tiempo, por ejemplo, un análisis de compras vs devoluciones de ese proveedor, etc.